we are_
your guides

CasesProud Experts
the challenge

Van informeren naar echt begrijpen

 

Met de overgang naar een nieuwe pensioenregeling stond een grote verzekeraar voor een uitdaging: hoe zorg je dat duizenden medewerkers niet alleen geïnformeerd worden, maar de impact ook echt begrijpen?

Een wijziging in een pensioenregeling is niet alleen administratief complex, maar vraagt ook om duidelijke uitleg richting medewerkers. Daarom zocht onze opdrachtgever naar een strategisch partner die in staat is om ingewikkelde informatie toegankelijk te maken.

 

Behoefte 

  • Heldere communicatie over wijzigingen in de pensioenregeling
  • Toelichting op de impact en consequenties voor later
  • Mogelijkheid voor medewerkers om vragen te stellen
  • Efficiënte inrichting van een persoonlijke begeleiding op schaal
  • Flexibele inzet van ervaren pensioenspecialisten

Over de opdrachtgever

  • Grote verzekeraar
  • ± 6.400 medewerkers
  • Actief bezig met pensioentransitie
Grote verzekeraar

Ontwerp

Samen onze partner PensioenBij hebben we een aanpak ontwikkeld waarin communicatie en persoonlijke toelichting samenkomen:

  • Persoonlijk bericht met uitleg over de wijzigingen in de pensioenregeling
  • Mogelijkheid voor medewerkers om eenvoudig een afspraak in te plannen voor aanvullende toelichting
  • Individuele uitleg door een pensioenexpert door middel van een videocall
  • Overdracht naar opdrachtgever in geval van concrete adviesbehoefte
  • Ondersteund door slimme techniek van PensioenBij

Tijdens de ontwerpfase is ervoor gekozen om de dienstverlening te starten in de vorm van een pilot. Deze constructie bood ruimte om de inrichting van onze dienstverlening te testen en op basis van inzichten uit de praktijk te optimaliseren.

 

Implementatie

Voor de uitvoering is een projectteam van drie ervaren pensioenexperts samengesteld. Deze Experts beschikken over een Wft Pensioen certificering en zijn gespecialiseerd in pensioencommunicatie. Als aanvulling op hun inhoudelijke kennis zijn onze Experts vooraf meegenomen in de cultuur, kernwaarden en tone-of-voice van onze opdrachtgever.

Voor de technische inrichting is gekozen voor de oplossing van PensioenBij. Deze tool maakt het mogelijk om gesprekken efficiënt en tegelijkertijd persoonlijk te voeren. PensioenBij ondersteunt onze Experts met een duidelijke gespreksstructuur die bijdraagt aan een consistente en kwalitatieve uitvoering.

Scope van de opdracht

 

  • Afgebakende pilot managed outsourcing
  • Uitvoer van pensioencommunicatie
  • Duidelijk onderscheid informeren versus adviseren
  • Inzet van ervaren pensioenexperts
  • Dagelijkse aansturing
  • Structurele kwaliteitsmonitoring

Uitvoer 

De pilot werd begin 2026 uitgevoerd over een periode van twee maanden. In totaal hebben onze Experts 116 medewerkers op persoonlijke wijze geïnformeerd over de wijzigingen in hun pensioenregeling. Tijdens deze gesprekken werd er gekeken naar de persoonlijke situatie van de medewerker en werd er stilgestaan bij de gevolgen voor de toekomst. De schriftelijke communicatie, het inplannen van de gesprekken de verslaglegging werd volledig geautomatiseerd door de tool van PensioenBij.

Trots op onze Experts!

De kwaliteit van de gesprekken werd zeer goed beoordeeld. Medewerkers gaven onze Experts een waardering van gemiddeld een 9+.

Resultaat

De resultaten van de pilot waren zeer positief. Door de combinatie van heldere communicatie en persoonlijke begeleiding kregen medewerkers meer inzicht in hun pensioen. Complexe informatie werd begrijpelijk en concreet, wat bijdroeg aan vertrouwen in de nieuwe regeling.

Ook de samenwerking werd als zeer prettig ervaren, mede door de flexibiliteit en de duidelijke communicatie. De pilot heeft bewezen dat onze aanpak schaalbaar is en effectief kan worden ingezet in de bredere pensioen­transitie. Onze opdrachtgever heeft daarom aangegeven de dienstverlening na de zomer op grote schaal structureel in te willen richten.

We kijken met een heel goed gevoel terug op het pilottraject en zijn trots op de waardering van de opdrachtgever. Proud Experts heeft flexibiliteit én hoge kwaliteit laten zien

Jeanette de Vries
Projectmanager bij Proud Experts
Meer weten?
Neem contact op

Onze Experts staan voor je klaar om samen jouw uitdagingen te bespreken en te kijken naar oplossingen op korte- en lange termijn.

Neem contact op
Terug naar het overzicht