Privacy & Cookieverklaring

We raden je aan de hele verklaring te lezen, maar hier vind je alvast een paar links naar belangrijke onderwerpen:

• Welke persoonsgegevens verwerken we
• Voor welk doel verwerken we persoonsgegevens
• Waarom mogen we deze persoonsgegevens verwerken
• Hoe lang bewaren wij je gegevens
• Wat zijn je rechten als betrokkene
• Hoe beveiligen wij je gegevens
• Hoe kun je gebruik maken van je rechten
• Wat gebeurt er als mijn gegevens zijn gelekt
• Aan wie geven we je gegevens door
• Cookies
• Hoe kun je ons bereiken

Verzameling en gebruik van persoonsgegevens

Inleiding
Proud Experts verwerkt persoonsgegevens ten behoeve van het uitvoeren van uitbestede werkzaamheden voor onze opdrachtgever, het werven van medewerkers, om onze diensten te promoten en acquisitie te plegen.

De relatie die Proud Experts met je heeft, kan verschillend zijn. Wij beschikken over je persoonsgegevens, omdat je (contactpersoon van) een opdrachtgever of (contactpersoon van) een leverancier bent. Je kunt ook een prospect zijn, of geïnteresseerd in een baan bij Proud Experts.

Welke persoonsgegevens verwerken we
Dit zijn de persoonsgegevens die we van je kunnen verwerken, afhhankelijk van de relatie die we met je hebben:
• contactgegevens (NAWTE)
• curriculum vitae
• geslacht
• functie
• inhoud van communicatie
• verslagen van acquisitie- of sollicitatiegesprekken
• klachten

Voor welk doel verwerken we persoonsgegevens

De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats ten behoeve van de volgende specifieke doelen:
• uitvoeren van een overeenkomst / opdracht / project / dienstverlening
• werven van personeel
• verrichten administratieve en financiële handelingen
• onderhouden contact
• kwaliteitsmeting
• ter verbetering van de website
• nakomen wettelijke verplichtingen
• tegengaan van fraude en misbruik
• marketing

Waarom mogen we deze persoonsgegevens verwerken

De AVG geeft zes redenen (grondslagen) voor het mogen verwerken van persoonsgegevens. Wij verwerken je persoonsgegevens op basis van onderstaande vier grondslagen:
• wanneer je er toestemming voor geeft. Wij kunnen je bijvoorbeeld om toestemming vragen om jouw gegevens te bewaren als na een sollicitatie blijkt dat je niet matcht met de openstaande vacature, maar we graag beiden de mogelijkheid open houden tot later contact. Die toestemming kun je altijd weer intrekken.
• de verwerking van je persoonsgegevens kan nodig te zijn om een overeenkomst uit te voeren, waarbij jij als betrokkene partij bent, of in de fase daarvoor om tot de overeenkomst te komen. Hiervoor kun je denken aan een arbeidsovereenkomst;
• de gegevensverwerking kan noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke verplichting van Proud Experts als verantwoordelijke. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om accountantscontrole, belastingafdracht en -controle of het uitvoeren van audits;
• wij kunnen ook een gerechtvaardigd belang hebben bij het verwerken van je persoonsgegevens. Dat is zo wanneer een verwerking aantoonbaar noodzakelijk is om onze bedrijfsactiviteiten te verrichten. Voorwaarde is dat jouw rechten en vrijheden niet zwaarder wegen. Je kunt hierbij denken aan:
o het beschermen van financiële belangen van Proud Experts;
o het verwerken van gegevens (inlognamen en wachtwoorden) ten behoeve van de beveiliging van onze netwerk- en informatiesystemen;
o het voorkomen of opsporen van fraude;
o (direct) marketing.

Bezoekgedrag
Met betrekking tot je bezoekgedrag op onze site leggen wij informatie vast, zoals URL, IP-adres, browsertype, taal, datum en duur van het bezoek. Deze gegevens worden gebruikt om fouten te analyseren en onze online dienstverlening te verbeteren.

Communicatie
Wanneer je ons een e-mail of ander bericht stuurt, is het mogelijk dat we die berichten bewaren. Soms vragen wij je naar je persoonlijke gegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk je vragen te verwerken en je verzoeken te beantwoorden.

Hoe lang bewaren wij je gegevens
Wij verwerken je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de genoemde doelen. Het kan ook zo zijn dat een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of toegestaan is. De debiteurenadministratie bijvoorbeeld moeten wij volgens de fiscale wetgeving zeven jaren bewaren. Standaard bewaren wij gegevens van sollicitanten niet langer dan zes weken.

Wat zijn je rechten als betrokkene

Proud Experts wil je in staat stellen controle te hebben over je eigen persoonsgegevens. Als betrokkene heb je onder de AVG de volgende rechten:
• inzage in je persoonsgegevens
• beperking van typen verwerkingen
• rectificatie van niet kloppende of onvolledige persoonsgegevens
• overdracht van je persoonsgegevens in machineleesbare vorm
• bezwaar maken tegen verwerkingen
• wissen van al je persoonsgegevens (vergetelheid)

Je hebt dus het recht om kosteloos een – eerste - kopie in een gangbare elektronische vorm of op papier te ontvangen van alle persoonsgegevens die wij van je hebben. Bij additionele kopieën kunnen wij kosten in rekening brengen. Dit zullen wij natuurlijk eerst met je afstemmen.

Ook kun je vragen om je persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren, te laten wissen of in een gestructureerde, gangbare en machine-leesbare vorm te ontvangen om aan een andere partij over te (laten) dragen.

Proud Experts zal, wanneer je gebruik maakt van je recht op beperking, bezwaar of verwijdering, de verdere verwerking van je persoonsgegevens waar mogelijk stoppen. Indien wij kunnen aantonen dat onze gerechtvaardigde belangen zwaarder wegen dan jouw belangen of grondrechten en jouw fundamentele vrijheden, zal de verwerking worden voortgezet. Indien je verzoek terecht is, treffen wij (kosteloos) maatregelen die nodig zijn om je persoonsgegevens voor de betreffende doeleinden niet meer te verwerken.

Ook kunnen wettelijke bewaartermijnen met zich meebrengen dat wij bij je verzoek om verwijdering van je gegevens toch verplicht zijn bepaalde persoonsgegevens te blijven bewaren totdat de wettelijke bewaartermijn is verstreken. Denk in dit geval weer aan fiscale gegevens voor de Belastingdienst.

Bij een verwerking met het doel “direct marketing”, heb je altijd het recht om bezwaar te maken. Proud Experts zal de verwerking voor direct marketing dan stoppen.

Hoe kun je gebruik maken van je rechten?

Je kunt je wensen kenbaar maken door een e-mail sturen naar privacy@proud experts.com. Omdat wij zeker moeten weten dat je ook echt degene bent die je zegt te zijn, kunnen wij je vragen een kopie van je identiteitsbewijs mee te sturen, waarop je pasfoto en BurgerServiceNummer (BSN) onherkenbaar zijn gemaakt. Hiervoor kun je bijvoorbeeld de App KopieID van de Rijksoverheid gebruiken.

Uiterlijk binnen vier weken nadat je je verzoek hebt ingediend, zullen we schriftelijk reageren. Hierbij zullen we je in ieder geval laten weten hoe gevolg is gegeven aan je verzoek.

Mocht je vinden dat Proud Experts de wettelijke bepalingen inzake de privacybescherming niet correct heeft toegepast, dan kun je een klacht indienen bij onze Privacy Officer. Ook kun je, wanneer Proud Experts je klacht niet naar tevredenheid oplost, een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of beroep bij de rechter instellen.

Hoe beveiligen wij je gegevens?

Proud Experts heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om een risicogebaseerd beveiligingsniveau te waarborgen en ongeoorloofde toegang tot, aanpassing, openbaarmaking of verlies van je persoonsgegevens te voorkomen. Je kunt daarbij denken aan toegangsbeleid tot onze kantoren, autorisatie- en wachtwoordbeleid en encryptie de van informatie die wij verzenden.
Je persoonsgegevens worden vanzelfsprekend opgeslagen op beveiligde servers in externe datacenters in de Europese Unie, waarvan back-ups worden gemaakt.

Wat gebeurt als mijn gegevens zijn gelekt?

Proud Experts heeft een datalekprotocol, het Proces Meldplicht Datalekken. Op die manier weten alle medewerkers hoe te handelen bij een datalek. Van een datalek is sprake wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Dit kan expres gebeuren, denk aan een hacker, maar ook per ongeluk, wanneer een e-mail verkeerd wordt geadresseerd. Dit kan een externe ontvanger betreffen, bijvoorbeeld iemand die een USB-stick vindt met gegevens van Proud Experts in de trein, of een interne ontvanger. Niet alle medewerkers binnen het bedrijf zijn bevoegd om alle data in te zien, denk aan de personeelsdossiers.

Wanneer een datalek heeft plaatsgevonden en er sprake is van (een aanzienlijke kans op) ernstige nadelige gevolgen voor de betrokkenen (de personen van wie de gegevens zijn gelekt), dan meldt Proud Experts het datalek zonder onredelijke vertraging en uiterlijk 72 uur nadat de inbreuk bij ons bekend is, aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Als de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen, dan meldt Proud Experts dit aan de betrokkenen. Dat kan het geval zijn als er bijzondere persoonsgegevens zijn gelekt, of de aard en omvang van de inbreuk leiden tot (een aanzienlijke kans op) ernstige nadelige gevolgen voor de bescherming van persoonsgegevens.

Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens over:
o godsdienst of levensovertuiging;
o ras;
o politieke gezindheid;
o gezondheid;
o seksuele leven;
o lidmaatschap van een vakvereniging;

Persoonsgegevens die wettelijk gezien geen ‘bijzondere persoonsgegevens’ zijn, maar wel van gevoelige aard zijn (bijvoorbeeld BSN, strafrechtelijke gegevens, financiële gegevens, inloggegevens) kunnen ook aanleiding zijn om een lek te melden.

Als het niet gaat om bijzondere persoonsgegevens of persoonsgegevens van gevoelige aard, dan moeten wij het datalek misschien toch melden als de aard en omvang van de inbreuk dusdanig zijn, dat die leiden tot (een aanzienlijke kans op) ernstige nadelige gevolgen voor de bescherming van persoonsgegevens. Dit zal bijvoorbeeld het geval zijn als:
o er bijzonder veel persoonsgegevens van grote groepen betrokkenen zijn gelekt (een bestand met veel soorten gegevens van veel verschillende betrokkenen is aantrekkelijk voor doorverkoop);
o als de beslissingen die op basis van de betreffende gegevens genomen worden ingrijpend zijn (bijvoorbeeld als het gaat om financiële gegevens die worden gebruikt voor een kredietwaardigheidsonderzoek).

Hyperlinks van derden
Onze website kan links bevatten naar websites van derden. Deze Privacy- en cookieverklaring is niet van toepassing op die websites en Proud Experts aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid met betrekking tot de wijze waarop deze derden omgaan met je persoonsgegevens. Wij adviseren je dan ook om het privacy-beleid van alle websites die je bezoekt, te raadplegen.

Aan wie geven we je gegevens door?

Wij delen je persoonsgegevens niet met derde partijen, tenzij deze partij rechtstreeks betrokken is bij de uitvoering van de overeenkomst die met Proud Experts is gesloten of een wettelijke verplichting daartoe bestaat. Denk daarbij aan externe audits, informatie aan de Belastingdienst of onze accountant.

Verder zullen wij je persoonsgegevens alleen aan derden verstrekken indien:
• wij daarvoor uitdrukkelijke toestemming van je hebben gekregen;
• wij een verzoek krijgen van een toezichthoudende autoriteit of opsporings-autoriteit op basis van een wettelijke verplichting of een juridische uitspraak dit nodig acht om schade of fraude op te sporen c.q. te voorkomen of om de veiligheid van het netwerk en de website te garanderen;
• verstrekking noodzakelijk is ter bescherming van de persoonlijke veiligheid van klanten van Proud Experts;
• wij (gedeeltelijk) worden overgenomen door een andere onderneming. In dat geval zullen mogelijk ook je persoonsgegevens worden overgedragen aan die onderneming.
• Dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst met opdrachtgevers en bedrijfsvoering in het algemeen.

Indien Proud Experts een derde partij - een zogeheten verwerker - inschakelt voor het verwerken van jouw persoonsgegevens, dan wordt via een Verwerkersovereenkomst geborgd dat die derde partij conform onze instructies, de AVG en dit privacy- en cookiebeleid de persoonsgegevens verwerkt.

Internationale doorgifte
Proud Experts geeft ter uitvoering van overeenkomsten geen persoonsgegevens door aan bedrijven in landen buiten de EER. Daardoor is de AGV van toepassing en is er steeds sprake van een adequaat beschermingsniveau. Wel kunnen je gegevens door derden buiten de EU worden opgeslagen wanneer in het contact met je gebruik wordt gemaakt van Google Analytics, LinkedIn of Facebook. Deze partijen zijn “EU-VS Privacy Shield” gecertificeerd, zodat zij zich zullen houden aan de Europese privacyregelgeving.

Cookies

Wij maken gebruik van cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat via je browser op je computer, tablet of telefoon wordt opgeslagen. De enige cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking onze website en zorgen voor een sneller en gemakkelijker gebruik ervan. Omdat wij geen analytische cookies gebruiken, of cookies voor marketing, vragen wij je ook geen toestemming daarvoor.

De meeste browsers zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren, maar je kunt je browser opnieuw instellen om alle cookies te weigeren of om aan te geven wanneer een cookie wordt verzonden. De exacte procedure verschilt echter per browser. Wij raden je ook aan de instructies te volgen en/of de helpfunctie van je browser te gebruiken om het gewenste cookiegedrag in te stellen. Het is mogelijk dat sommige functies en services op onze website niet correct functioneren als cookies zijn uitgeschakeld in je browser.

Wijzigingen
Deze privacy- en cookieverklaring kan op elk moment en zonder nadere aankondiging worden gewijzigd. Wij adviseren je dan ook om deze privacy- en cookieverklaring regelmatig na te lezen.
Hoe kun je ons bereiken
Wij helpen je graag verder als je vragen of opmerkingen hebt naar aanleiding van deze privacy- en cookieverklaring. Dit zijn de contactgegevens van onze privacy officer:

Hoe kun je ons bereiken?

Telefoonnummer algemeen: 024 204 8800

Heb je algemene vragen of opmerkingen over ons privacybeleid, dan kun je deze mailen naar privacy@proudexperts.com. Ook vragen over hoe we specifiek met jouw persoonsgegevens omgaan mogen naar dit adres gestuurd worden.

Onze functionaris gegevensbescherming, de heer M. Geurts , is bereikbaar via fg@proudexperts.com.